Addenda de traitement des données (ATD)

Le présent avenant sur le traitement des données (“ DPA ”) fait partie du contrat entre Qbil Software B.V.. (“ Qbil ”, “ nous ”, “ notre ” ou “ nos ”) et ses clients (“ Client ”) concernant le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l'utilisation des solutions logicielles Qbil, y compris Qbil-Trade et Moo Software.

Qbil Software B.V. s'engage à protéger les données personnelles et à les traiter conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

1. Rôles et responsabilités

Aux fins des lois applicables sur la protection des données :

• Le Client agit en tant que Responsable du traitement, qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
• Qbil Software B.V. agit en tant que Traitant de données, traitant des données à caractère personnel uniquement pour le compte du Client et conformément aux instructions documentées du Client.

Qbil traite les données à caractère personnel uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir et prendre en charge ses services logiciels.

2. Nature et finalité du traitement

Qbil peut traiter des données à caractère personnel afin de fournir les services suivants :

• Logiciels ERP pour le négoce de matières premières et d'ingrédients
• hébergement de systèmes et stockage de données
• maintenance et mises à jour des logiciels
• service client et assistance technique
• surveillance de la sécurité des systèmes et réponse aux incidents

Les activités de traitement peuvent inclure :

• stockage de données
• organisation et structuration des données
• la récupération et la transmission de données
• sécurisation et sauvegarde des données

3. Types de données personnelles

Selon l'utilisation du logiciel par le Client, les catégories de données personnelles suivantes peuvent être traitées :

• coordonnées (nom, adresse e-mail, numéro de téléphone)
• coordonnées professionnelles
• identifiants utilisateur système
• données transactionnelles et opérationnelles saisies par les utilisateurs
• registres de communication relatifs aux demandes d'assistance
• données d'interaction de session capturées par enregistrement de session (clics, défilement, saisie à l'écran), avec les champs sensibles masqués

Qbil le fait ne pas traiter intentionnellement de catégories particulières de données à caractère personnel sauf instruction explicite de la part du Client.

4. Mesures de sécurité

Qbil Software B.V. met en œuvre des mesures appropriées mesures techniques et organisationnelles afin de garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données personnelles.

Ces mesures comprennent des garanties relatives à :

• contrôle d'accès et authentification
• protection des données et sécurité des systèmes
• surveillance et gestion des incidents
• sauvegarde et continuité des activités
• développement et maintenance de logiciels sécurisés

Qbil examine et améliore continuellement ses contrôles de sécurité dans le cadre de ses processus de gestion de la sécurité de l'information.

5. Sous-traitants ultérieurs

Qbil Software B.V. peut faire appel à des prestataires de services tiers (“ sous-traitants ”) soigneusement sélectionnés pour soutenir la fourniture et le bon fonctionnement de ses services. Ceux-ci peuvent inclure des fournisseurs de :

• infrastructure cloud
• hébergement de système
• services de communication
• outils de support et de surveillance

Tous les sous-traitants sont contractuellement tenus de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel et de se conformer aux lois applicables en matière de protection des données.

Une liste actualisée des sous-traitants autorisés, comprenant leur finalité, leur pays d'établissement et, le cas échéant, des informations concernant les transferts internationaux de données, est disponible à l'adresse suivante :

https://www.qbilsoftware.com/sub-processors/ 

Qbil Software B.V. se réserve le droit de mettre à jour ses sous-traitants ultérieurs de temps à autre. La liste des sous-traitants ultérieurs mentionnée ci-dessus reflétera toujours la liste actuelle des sous-traitants ultérieurs approuvés.

6. Transferts internationaux de données

Qbil traite et stocke les données principalement au sein de l' Espace économique européen (EEE).

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'EEE, Qbil veille à ce que des garanties appropriées soient mises en place conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris, le cas échéant :

• Clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne ;
• Décisions d'adéquation adoptées par la Commission européenne;
• Autres mécanismes de transfert reconnus par la loi.

7. Conservation et suppression des données

Les données des clients ne sont conservées que le temps nécessaire pour fournir les services.

À la résiliation du contrat de prestation de services :

• Les données client seront restituées ou rendues disponibles pour l'exportation le cas échéant ;
• Les données seront ensuite supprimées de manière sécurisée dans un délai de conservation défini, à moins que des obligations légales n'exigent une durée de conservation plus longue.

Des processus de destruction sécurisée des données sont utilisés pour empêcher tout accès ou toute récupération non autorisés.

8. Droits de la personne concernée

Qbil accompagne ses clients dans le traitement des demandes des personnes concernées, notamment :

• demandes d'accès
• demandes de correction
• demandes de suppression
• demandes de portabilité des données

Comme le Responsable du traitement, le Client reste responsable de répondre à ces demandes.

9. Notification de violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel affectant les données du Client, Qbil s'engage à :

• enquêter rapidement sur l'incident;
• prenez les mesures d'atténuation appropriées ;
• informer le Client dans les meilleurs délais ;
• fournir des informations pertinentes pour soutenir les obligations de notification réglementaire du Client.

10. Conformité et certifications

Qbil Software B.V. maintient un engagement ferme envers la sécurité, la confidentialité et la conformité réglementaire.
Notre programme de sécurité de l'information et de protection de la vie privée comprend :

• ISO 27001 – Management de la sécurité de l'information
• ISO 27701 – Gestion de la protection de la vie privée
• Préparation à la cybersécurité NIS2

Ces cadres contribuent à garantir que les données personnelles sont traitées de manière sécurisée et responsable.

11. Contact

Pour toute question concernant le présent avenant sur le traitement des données ou les pratiques de protection des données de Qbil Software B.V., veuillez contacter :

Qbil Software B.V.
Landjuweel 16-4
3905 PG Veenendaal
Pays-Bas

Courriel : [email protected]
Site web : https://moosoftware.com

Dernière mise à jour : Septembre 2026 (v2.1 — ajout du traitement des sessions en rediffusion)

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